Você sabe como planejar um evento? Sabe por onde começar?

Se  você deseja realizar o seu evento presencial ou virtual de forma organizada como tem ser,  do planejamento até a execução são muitas atividades. Há uma grande caminhada para chegar a excelência e acredite, é possível realizar um evento com perfeição, mesmo que nos bastidores hajam muitos desafios! 

O planejamento de um evento nos exige máxima cautela pois será exatamente o que vamos executar, todo cuidado com os detalhes deve ser levado em consideração!

Um gestor de eventos, produtor, cerimonialista ou assessor de eventos  (essas são diversas nomenclaturas porém as atividades são muito parecidas e complementares) precisa estar preparado e dar a devida atenção a cada fase sem atropelos, bem como  compreender  de forma eficaz todas elas. 

Abaixo algumas dicas sobre o assunto a quem se interessar, porém, obviamente que é apenas uma introdução, pois este tema diante dos meus estudos na pós graduação em Gestão de Eventos e ainda ao longo desses 15 anos de atuação,  com certeza é o mais complexo e é a atividade mais presente no cotidiano de um gestor.

Vamos lá?

Primeiramente, defina claramente o objetivo do evento 

Somente  com os objetivos bem definidos é possível partir para a ação com foco total e não desperdiçará tempo cuidando de coisas que depois serão descartadas. 

O primeiro passo para qualquer planejamento é o famoso “briefing”!

Através do briefing você poderá elaborar o melhor caminho a seguir rumo ao sucesso do evento. 

São diversas perguntas que se fazem necessárias para um bom levantamento das necessidades do evento, briefing, de origem inglesa, significa instruções, é o resumo do que será preciso para executar o evento. Após fazer este levantamento imediatamente providencie seu checklist, com todas as necessidades do evento, prazos e pessoas responsáveis por cada atividade.

Algumas perguntas são básicas para começar este processo, tais como:

* É a primeira edição do evento? 

* Se não for a 1º edição, como foram as anteriores?

* Qual perfil da empresa e do público alvo? 

Aliás, saber sobre o público alvo é fundamental para que se identifique exatamente o que aquele cliente necessita em todos os aspectos!

* Qual previsão de quantitativo de público?

* Quais são as necessidades do evento e do seu trabalho relacionado a fornecedores? 

* Vai precisar de buffet, equipamentos, decoração, local, RH… 

* Qual objetivo do evento?

* Qual a tipologia do evento?

* Qual valor se tem para organização global do evento?

* Se já tiver o local, onde será? 

Dentre outras…pois aqui é o momento de saber tudo que será necessário para o evento acontecer!

Depois de identificar o objetivo do seu evento e o que será necessário para sua realização, trace estratégias e siga a diante! 

Defina seu orçamento. Muita calma e atenção nessa hora!

O  ponto de partida não pode ser outro: antes de pensar nos detalhes, você  precisa saber até quanto pode gastar e quanto tem para fazer o evento acontecer, deixando sempre uma margem para emergências. 

A verba disponível vai definir a  escolha do espaço, da decoração e do buffet e de todos os fornecedores responsáveis. Faça uma planilha de tudo o que precisa e este arquivo vai facilitar principalmente a organizar todos os custos e prazos. Sonhe alto porém dentro da sua realidade, depois vá eliminando o que sentir que não é possível.

A verba para o evento é fundamental para confirmação de contratos e eventos bem organizados. O dinheiro pode vir de patrocinadores, inscrições, apoiadores, podem ocorrer parcerias e contrapartidas diversas! 

Para  ajudar no orçamento, é recomendado buscar patrocínios e durante todo o processo do evento gerar valor a eles. Além de aliviar  os gastos, é uma ótima oportunidade para iniciar parcerias que podem até  ir além do evento.

Espere o tempo que for mas organize um evento sólido e responsável. Não há nada pior do que realizar um evento e posteriormente não ser possível honrar com os fornecedores envolvidos e ainda não fortalecer sua marca. Com bom planejamento estratégico é possível organizar ações com tempo hábil para realizar eventos com ótimos resultados e pouco recurso mas com excelentes parcerias. 

Se perceber algo errado neste sentido pare imediatamente com as contratações antes da realização dos serviços.

Elabore um checklist de atividades com prazos estipulados para cada tarefa

Neste checklist é importante inserir atividades e responsáveis por cada situação e detalhadamente inserir todas as ações a serem tomadas por cada um, facilita muito diariamente visualizar as atividades já resolvidas e ainda focar nas nas pendências.

Não confie somente na sua memória, ainda mais quem trabalha com eventos! rs

Em outra postagem falaremos deste item mais detalhadamente pois são muitas informações!

Escolha uma boa equipe!

Ao meu ver esta é a parte mais trabalhosa, porém a que lhe dará certamente um bom resultado na execução do evento!

Depois  de definir o objetivo do evento e definir metas para que ele se realize  plenamente, faça uma reunião, escolha pessoas e fornecedores qualificados e delegue funções para sua equipe. coordene sempre cada passo em reuniões objetivas semanais ou diárias conforme a necessidade.

Ao  invés de poucas pessoas cuidarem das tarefas e realizarem-nas uma após a  outra, uma equipe pode cuidar de todas as tarefas de modo simultâneo.  Isso não sobrecarregará uma ou poucas pessoas e as tarefas serão  cumpridas mais rapidamente. 

Nada melhor do que uma equipe de profissionais capacitada, treinada, comprometida e eficiente.  Cada um sabendo o que faz e como faz facilitará a gestão do evento! 

Em um evento não se trabalha sozinho!

Uma  equipe bem preparada e com experiência dá segurança ao  evento e certamente o faz ter qualidade no atendimento aos  fornecedores, realizadores, patrocinadores e participantes. Todos que compõem  equipe devem ser simpáticos, elegantes, comprometidos, espertos e ágeis!

Uma  boa equipe de cerimonial capacitada para  atender seu evento lhe trará confiança e poderá atender diretamente sua  diretoria ou aos convidados com facilidade no ato da execução!

Escolha a data e o local

Estabelecido  o valor a ser investido, o passo seguinte é pensar nas melhores datas e  locais conforme público almejado e perfil dos participantes. Nesse momento, é importante levar alguns fatores em  consideração:

* Procure evitar épocas de muitos eventos nas cidades, se for inevitável haja com antecedência para conseguir boas negociações.

* Para  a escolha do local, além do espaço e da infraestrutura, a localização é  essencial. A alternativa mais democrática é procurar lugares que sejam  de fácil acesso a todos prestando atenção inclusive aos estacionamentos próximos. 

* Existem centros de eventos e locais para cursos e treinamentos espalhados por toda cidade, vale a pena visitar e conhecer bem todas as exigências e o que está disponível para o evento, inclusive com relação a fornecedores credenciados.

* Sendo o local em hotéis e em outras cidades, importante levar em  consideração o Estado, seja para facilitar negociações políticas ou com  apelo turístico forte, assim os convidados farão questão de ir ao evento e ainda aproveitar ao máximo a cidade escolhida antes ou depois do evento, fomentando também a economia local.

Fundamental levar em consideração hotéis ou espaços com perfil corporativo ( ou social dependendo da tipologia)  e salas bem  apresentáveis, fazer visitá técnica e ainda ter uma boa assessoria desde a escolha do local. Atitudes assim evitam inconvenientes e  surpresas na realização do evento. 

Peça diferentes orçamentos para comparar 

Se  certos integrantes da equipe ficaram com funções de contratar serviços,  é necessário que eles peçam ao menos três orçamentos de empresas de  qualidade para cada serviço que será contratado. Assim será possível  comparar os preços e escolher o mais econômico, ou o que ofereça o  melhor custo-benefício, antes de contratar serviços. Isso pode ser determinante para reduzir os custos do seu evento sem precisar interferir na qualidade.

#ficaadica: nem  sempre o mais barato é o melhor serviço, importante pedir atestados de  capacidade técnica bem como referências dos atendimentos prestados a  outros clientes! Se for pra pagar mais caro porém não correr risco,  melhor trabalhar com assessoria adequada e equipe preparada reflita sobre isso!

Pense sobre o uso de materiais sustentáveis e ações solidárias

Um  dos integrantes da equipe poderá ficar responsável pela busca de  soluções para divulgação, cenografia e brindes que se valham de  materiais reaproveitáveis e sustentáveis. Além de reduzir os custos do  evento, essas soluções estão alinhadas com as exigências atuais de  sustentabilidade e consciência ecológica, em respeito ao planeta em que  vivemos. 

Atualmente existem uma infinidade de entidades e ONGs que necessitam de ajuda financeira e até de mantimentos, é muito especial quando um evento arrecada alimentos ou outros itens e escolhe uma entidade séria para ajudar. Ao meu ver o evento ganha uma credibilidade enorme juntamente com a entidade realizadora e seus participantes, não esqueça de inserir quando possível ações que auxiliam quem precisa!

Certamente essas ações também serão reconhecidas e  parabenizadas pelo público presente no evento.

Estratégias do planejamento

Um planejamento eficiente oferece para o evento um início ( pré evento), meio 

(durante o evento) e fim (pós evento/ relatórios e feedbaks). Dentro deste segmento de eventos é a única ferramenta que certamente trará resultados positivos para todos os envolvidos.

Finalizando as etapas acima, já com checklist em mãos, boa equipe contratada e formada, todos os objetivos e estratégias avançadas, é hora de checar se todos os fornecedores necessários estão com contratos confirmados e organizar o plano financeiro de cada um.

Saber traçar estratégias inteligentes para cada item do evento é essencial. É importante ter diferenciais, pois são milhares de eventos com temas parecidos e o evento deve ser único e inesquecível,  pelos motivos certos! Bom usar a criatividade e pesquisar outros eventos pra buscar ideias inovadoras.

Ficar atento com o público alvo para não errar na programação é muito importante, tudo gira em torno do público e da mensagem que o realizador precisa passar com este investimento.

Cuidar bem dos fornecedores, divulgar estrategicamente seu evento, apostar em equipamentos que possam trazer inovação e facilidade no controle de acesso e elaboração de relatórios, evitar deixar itens pra última hora ( a não ser novas solicitações) são regrinhas também que devem ser seguidas com atenção.

Comunique aos convidados

Agora o foco é no público alvo! 

Evento  planejado, serviços encaminhados, agora só falta avisar ao público toda programação. 

Um  mailing atualizado  pode ajudar bastante na  divulgação. 

O e-mail empresarial é acessado por todos com certa frequência e um convite enviado por esse canal certamente vai ter  alcance e eficiência muito maiores, além de não gerar nenhum custo  adicional, porém, aposte em uma boa parceira de marketing e comunicação pra que ela foque nas ações de marketing digital, atualmente essas ferramentas são as que mais divulgam qualquer assunto, e para nossos setor não é diferente!

#ficaadica: Anexe  ao e-mail o link para a página do evento, na qual cada convidado pode  confirmar presença. Assim, você ainda poderá realizar o controle de  entrada de cada participante do evento. Atualmente estão sendo usadas muitas #hastags, para o evento é uma ótima divulgação espontânea!

Após evento planejado e executado, uma dica fundamental para o pós evento é:

Obtenha feedbacks

Planejar  e colocar um evento em prática é sua tarefa. Mas como saber se ela foi  bem executada? O pós-evento é a hora de captar as impressões do público  participante, bem como de quem contratou seus serviços e das demais  pessoas que trabalharam com você.

Quanto  aos convidados, fica fácil mandar uma mensagem se você promoveu seu  evento empresarial na internet e tem a lista de e-mail. Agradeça a  presença e convide a pessoa a comentar algo que gostou, ou não, abrindo  espaço para sugestões e críticas. 

Os convidados são o item mais  importante de qualquer produção, portanto, obter este feedback é muito  importante para manter a qualidade do seu trabalho. O mesmo vale para  sua equipe e a empresa que o contratou: dialogue, pergunte tudo sobre o  evento e esteja aberto a ouvir para crescer.

E então, o que achou das dicas?

Seguindo-as,  com certeza o seu evento será planejado de forma mais ágil e econômica,  sem interferir no resultado final que certamente será um sucesso. 

São passos simples que você conseguirá colocar em prática, tanto para um evento corporativo, social, cultural ou esportivo.

Com um bom planejamento a execução fica mais assertiva, reuniões constantes são necessárias com as equipes e fornecedores contratados. Nas vésperas do evento com checklist em mãos verifique se todas as atividades estão realizadas. 

Uma dica muito importante: Observe bem os comportamentos dos fornecedores envolvidos, eles demonstram quando vão fazer algo errado como por exemplo sumir! Infelizmente pode acontecer, mas se você estiver de olho e com atenção a cada detalhe poderá evitar ou se acontecer saberá como agir para resolver.

Por Luane Bittes