Atualmente empresas e profissionais estão se adaptando ao momento  e muitos estão ansiosos por conhecimentos e aprendizados para tomadas de decisões mais assertivas, em especial para organização e realização de eventos virtuais.

Cursos, workshops, palestras, reuniões, conferências, congressos e diversos tipos de eventos sejam eles corporativos, sociais, culturais, educacionais e holísticos que eram presenciais por agora precisam estar no meio digital.

Sendo assim, como sair do “evento presencial” e entrar no “evento virtual” de forma estratégica e organizada?

Separei algumas dicas sobre este tema que tanto está presente nos nossos dias atuais, tenho certeza que posso ajudar e te entregar algumas soluções. 

Vou começar com as reuniões que estão ocorrendo diariamente entre fornecedores e clientes, empresas, colaboradores e profissionais diversos!

Anota aí!

1 – Crie uma lista dos pontos a serem discutidos. Uma reunião tem um início, meio e fim. 

Por mais que o ambiente online aparentemente apresente um ar de informalidade é importante lembrar que: você não está em uma sala de bate-papo! Reuniões exigem postura e foco no assunto a ser debatido e ainda, respeito nas falas dos componentes.

2- Ajuste a altura do seu computador ou celular

Eleve o seu dispositivo para que a câmera pegue a sua imagem de frente e na altura dos olhos. As pessoas precisam se conectar com você através do vídeo e a conexão acontece através do olhar. Prepare também um bom equipamento para falar ou ouvir. Teste seus equipamentos antes e limpe a câmera se usar celular!

3 – Se prepare para a reunião, utilize roupas adequadas e seja pontual! 

Nada de pijamas, roupas inadequadas e aparência bagunçada, afinal, é sua marca pessoal que está em jogo ou ainda a marca de sua instituição.

Se foi agendado um horário, em respeito aos demais, seja pontual!

4 – Evite ocultar o seu vídeo. 

Se fosse uma reunião presencial você não iria participar o tempo inteiro de óculos de sol. Utilize a mesma lógica para o ambiente digital, porém, se for comer algo por exemplo ou falar com outras pessoas, aí sim, vale ocultar sua imagem.

5 – Confira se colocou o seu nome antes de entrar na reunião 

Para que as pessoas saibam quem é você. Não entre com o nome do seu dispositivo!

Agora vamos falar sobre os “eventos virtuais”!

1 – Faça um bom briefing

Da mesma forma do evento presencial você precisa saber todas as necessidades, criar logotipo, nome do evento, tema, planejamento, objetivo e público alvo. Prepare uma boa e curta programação, defina se será gratuito ou pago e se for pago, prepare ferramentas para recebimento e controle das inscrições. 

2 – Hotsite do evento e ferramentas para vendas e divulgação

Existem ferramentas e sites para vendas e divulgação dos seus eventos, sympla e eventbrite são os mais conhecidos.

É necessário ter um canal exclusivo para centralizar todas as informações importantes sobre o evento. 

3 – Prepare sua equipe 

Tanto para credenciamento, certificados, suporte ao chat e condução do evento você precisa preparar sua equipe.

No mundo virtual usamos muito a nomenclatura “host” ao invés de recepcionista.  

Sendo algo mais formal não esqueça do mestre de cerimônias, ele vai ditar as regras junto ao realizador e ele pode ser o anfitrião do evento (na sala virtual), responsável pelo chat, avisos, ler roteiro, marcar tempo, sorteios.

4 – Escolha bem sua equipe e um organizador de eventos experiente 

O evento virtual exige tanto conhecimento quanto o presencial, bem como, expertise de profissionais que sabem o que fazem. As mesmas dificuldades que se encontra em um evento presencial surgem na organização de um evento virtual, não arrisque e foque no conteúdo temas e palestrantes. Deixe seu evento com profissionais capacitados e equipes experientes.

5 – Foco no marketing e na comunicação 

Primeiramente descubra onde seu público está e escolha a melhor rede, ou todas porém de forma eficiente e eficaz!

No instagram  divulgue bem no stories, feed (vitrine/impecável) e use uma linguagem simples. Cada rede terá uma linguagem diferente (instagram/facebook/email mkt / linkedin/blog).

· Defina sua persona com auxílio de profissionais (público definido) – mentalize seu cliente ideal,  é para ele que vai divulgar seu evento!

· Ofereça ações e conteúdos gratuitos, assim vão saber que tem autoridade no assunto e podem confiar no que diz!

· Elabore um plano de comunicação

Coloque conteúdo pertinente aos temas do evento por pelo menos 30 dias de antecedência ao evento, no mínimo!

· Crie grupos exclusivos para que possa se comunicar, telegram,  whatsapp ou comunidades. lembre-se: Para cada canal há uma comunicação!

· Aposte alto no impulsionamento! Maaaaa… importante: procure profissionais capacitados que entendam sobre tráfego e marketing digital.

· Procure parceiros ou patrocinadores ligados ao tema do seu evento.

6 – Atenção com os equipamentos

Equipamentos, filmagem, microfone, iluminação, celular e câmeras (mesmo que no improviso) precisam ser testados e oferecer boa qualidade.

Profissionais para edição dos vídeos são bem importantes!

7 – Use e abuse de ferramentas e aplicativos diversos

Gosto muito do bigvu/snow/inshot (aplicativo que oferece teleprompter, editam vídeos e  fotos. Com relação as ferramentas uso o streamyard/zoom/lives no   instagram/facebook live/youtube. 

Os profissionais de TI podem ajudar conte com eles! Acione-os e explique sua necessidade, para cada evento e necessidade haverá uma ferramenta adequada o que é bom para meu evento pode não ser para o seu! Cada evento tem sua necessidade e característica.

8 – Evento híbrido 

Caso você ou sua instituição tenha verba aposte neste tipo de evento, além de alta tecnologia o evento híbrido chegou para ficar e é um excelente recurso para eventos que pedem criatividade! Procure um estúdio completo e profissionais que entendem do assunto.

9 – Ação social

Mesmo para um evento virtual faça um esforço para incluir uma ação social, existem inúmeras instituições que precisam muito de ajuda e ficarão felizes com ela!

Os eventos virtuais sempre existiram, porém neste momento delicado em que vivemos tomaram uma proporção enorme e oferecem várias vantagens: menor custo, maior acesso de participantes se bem trabalhado, ótima ferramenta para network e engajamento da marca.

Obviamente todos estão com uma saudade enorme dos eventos presenciais, mas note que o importante é passar bons conteúdos de forma criativa, envolver profissionais do seu segmento e ainda, estar presente com sua marca para seus clientes e parceiros.

Está com dificuldades em organizar seu evento virtual?

Conte conosco! Podemos te ajudar com certeza!

Por Luane Bittes