Cursos online, workshops, webinars, conferências, treinamentos, aulas e o que seu negócio pedir: transforme sua ideia em um evento online e conecte-se com seu público em tempo real, onde quer que ele esteja.

Você sabe por onde começar a organizar um evento virtual?

Os eventos com transmissão ao vivo tomam conta do mercado de eventos.

Meu nome é Luane Bittes e separei algumas dicas que poderão te ajudar a organizar seus próximos eventos!

Dica 1 – Faça seu planejamento normalmente com relação a data, horários e temas, elabore a programação com palestrantes que tragam bom conteúdos;

Dica 2 – Defina quantidade de “tempo” para cada situação, seu evento será de um dia? Dois dias? Uma semana? Quantas horas? Faça tudo com antecedência para que tenha tempo para divulgar e preparar seu conteúdo e seu público ser abastecido de informações; Mínimo de 45 dias.

Dica 3 – Tenha uma boa identidade visual em todas as peças que serão divulgadas, use e abuse da criatividade pois é o que será visualizado nas redes sociais, vídeos e cards animados são ótimas ferramentas;

Dica 4 – Exponha o tema proposto de várias formas antes do evento ocorrer, faça lives e se esforce para levar conteúdos gratuitos para seu público utilizando todos os meios e ferramentas de comunicações possíveis para você;

Dica 5 – Escolha plataformas* de confiança, tanto para credenciamento quanto para venda de inscrições, quanto ainda para apoio operacional e entrega de certificados.

*Atenção as plataformas gratuitas que possuem vantagens e também desvantagens. Invista em boas plataformas!

Dica 6 – Aposte na divulgação nos meios de comunicação e use recursos pagos para impulsionar, você como realizador pode inclusive ter um número maior de participantes que assistirão no momento que for conveniente a eles com custo bem menor. Blogs, portais de notícia, vídeos e outros são bem-vindos!

Dica 7 – Os equipamentos para gravação, captação de som e imagem devem ser de alta qualidade, lembre-se que sua imagem será vista por esses meios então capriche!

Dica 8  – Tenha engajamento com seu público. O que eles querem saber? Como eles querem saber? Ninguém melhor do que seu público para poder lhe passar o que deseja saber!

Dica 9 – Checklist e cronogramas, informações financeiras e relatórios pós evento deverão ser feitos normalmente.

Dica 10 – Fique atento aos temas que estão sendo falados no seu segmento e foque em ricos assuntos unidos a conteúdos estratégicos.

Nos eventos virtuais é importante dar atenção a alguns fornecedores e serviços, tais como: 

· Mestres de cerimônias: que passam a ser neste momento entrevistadores ou moderadores e podem oferecer auxílio imprescindível na interação junto aos participantes e no atendimento aos componentes do evento; se houver palestras a precedência pode ser bem acatada nas salas de reuniões, controle do tempo, confirmações… isso para eventos mais formais ou que necessitem dessa organização entre palestras.

· Cerimonialistas, assessores de eventos e organizadores: podem oferecer os melhores fornecedores e assessorar nas estratégias, participando ativamente da organização do planejamento de todas as ações até a execução.

· Empresas de equipamentos devem ser acionadas e a internet deve ser potencializada;

· Marketing, comunicação e assessoria de imprensa: fundamental passar o que quer comunicar de forma clara e verdadeira para as redes sociais;

· Profissionais de gravação e edição de vídeos bem como os que atuam com transmissão via web;

Importante analisar com atenção:

· Plataformas seguras que ajudam a divulgar e controlar seu evento.

· Controle do acesso pessoal

· Possibilidade de fazer múltiplas sessões 

· Gerenciamento dos participantes

· Eventos gratuitos fortalecem o conteúdo

· Atenção com o material e as ferramentas que você vai usar ( ebook, apresentações, grupos, redes…)

· Políticas de reembolso e cancelamento caso seja cobrado

· Certificados

· Formulários de inscrição e satisfação

· Possíveis aplicativos

· Mailing real de pessoas que se interessam pelo seu assunto

· Comunicação exclusiva com os participantes por email marketing, grupos no whatsapp ou telegram, redes diversas ou como achar viável.

· Valores e formas de pagamento devem ser acessíveis.

Em síntese, deixo a mensagem neste post que os eventos podem ocorrer no mundo digital através de boas plataformas e transmissões ao vivo, cabe ao organizador ter criatividade e observar o objetivo real da realização do evento. 

Nos eventos on line é claramente possível alcançar um público maior com ações de comunicação mesmo com pouca verba, porém obviamente que quanto maior o investimento em marketing e comunicação maior será o alcance e possibilidades de inscritos.

Após a realização do evento grupos personalizados podem ser criados no whatsapp ou telegram para que o networking ocorra entre profissionais do mesmo segmento que tenham interesses em comum. Todos ser humano ama viver em comunidades que tenham objetivos em comum.

O importante mesmo é conectar e unir pessoas com conteúdos relevantes. Network e conhecimento valem muito no mundo profissional!

Assim vamos caminhando passando por este momento nos preparando para o que há de vir!

Do presencial ao on-line, aprenda com as melhores dicas e materiais sobre eventos no nosso blog!

Agora a principal dica: tenha responsabilidade com o conteúdo que será oferecido e faça seu evento com responsabilidade e comprometimento com os participantes!

por Luane Bittes